W obrocie dokumentami coraz większe znaczenie zyskują narzędzia umożliwiające potwierdzenie autentyczności i integralności informacji w formie cyfrowej. Pieczęć elektroniczna pełni funkcję podobną do tradycyjnej pieczęci, natomiast jej użycie odbywa się w środowisku cyfrowym, gdzie dokumenty przesyłane są w formie elektronicznej i wymagają weryfikacji tożsamości podmiotu je wystawiającego. Proces jej stosowania opiera się na wykorzystaniu technologii kryptograficznych, które pozwalają na jednoznaczne przypisanie dokumentu określonemu podmiotowi oraz zapewniają sposobność sprawdzenia, czy dokument nie został zmieniony po jego podpisaniu.

Dzięki temu pieczęć elektroniczna staje się elementem zabezpieczenia i testom w obiegu dokumentów cyfrowych a także ułatwia przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących podpisu elektronicznego i autentyczności danych.

W praktyce pieczęć elektroniczna wykorzystywana jest w różnorodnych kontekstach prawnych i administracyjnych, gdzie wymagana jest identyfikacja podmiotu wystawiającego dokument. Jej wykorzystanie obejmuje w głównej mierze umowy, faktury, decyzje administracyjne, certyfikaty czy inne dokumenty wymagające formalnego zgody pochodzenia. Pieczęć elektroniczna gwarantuje możliwość weryfikacji danych przez odbiorcę dokumentu przy użyciu odpowiednich narzędzi informatycznych oraz daje pewność, że dokument nie został zmodyfikowany w sposób nieautoryzowany. W zależności od rodzaju pieczęci i stosowanej technologii możliwe jest jej stosowanie zarówno w komunikacji wewnętrznej przedsiębiorstw, jak i w kontaktach z instytucjami publicznymi.

Proces implementacji pieczęci elektronicznej wiąże się z koniecznością stosowania odpowiednich certyfikatów cyfrowych oraz procedur umożliwiających generowanie i weryfikację podpisów elektronicznych. Wymaga to znajomości systemów informatycznych obsługujących pieczęć, procedur bezpieczeństwa a także zasad prawnych regulujących jej stosowanie. Pieczęć elektroniczna może być zintegrowana z różnymi platformami dokumentów cyfrowych, co umożliwia na automatyzację procesu podpisywania i weryfikacji dokumentów oraz ułatwia ich archiwizowanie w formie elektronicznej w zgodzie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi przechowywania danych.

Znajomość zasad działania pieczęci elektronicznej a także możliwości jej stosowania jest na prawdę istotna dla podmiotów, które prowadzą działalność w obszarze obiegu dokumentów cyfrowych. Umożliwia to na skuteczne zabezpieczenie informacji, zapewnienie ich autentyczności a także zgodności z wymogami prawnymi w zakresie elektronicznego podpisu i dokumentacji. Pieczęć elektroniczna staje się narzędziem wspierającym procesy administracyjne i biznesowe, umożliwiając potwierdzenie pochodzenia dokumentu i jego integralności, oraz zwiększając bezpieczeństwo obiegu informacji w środowisku cyfrowym.

Zobacz również: pieczęć elektroniczna ksef.